Korzystanie podczas wystąpień publicznych z prezentacji multimedialnych jest bardzo powszechne. Jest to zupełnie zrozumiałe, ponieważ wystąpienie zilustrowane efektownymi slajdami pomaga w ciekawszym przedstawieniu tematu, a słuchaczom ułatwia odbiór prezentowanych informacji. Jednak nie zawsze tak się dzieje. Niektóre prezentacje są nudne i niezrozumiałe w związku z tym mogą zniweczyć plany autora: odbiorcy nic nie zapamiętają i mogą mieć poczucie straconego czasu.
Co powoduje, że prezentacja nie spełnia swojej funkcji? Można wymienić trzy przyczyny:
niejasna struktura, która utrudnia zrozumienie tego, co autor miał na myśli,
nieestetyczne, przeładowane treścią slajdy
nudny sposób prezentacji.
Ale największym błędem jest zapominanie o tym, że to NIE PREZENTACJA OPOWIADA HISTORIĘ, TYLKO CZŁOWIEK. Prezentacja stanowi jedynie uzupełnienie naszej opowieści. Jej głównym celem jest zilustrowanie i zwizualizowanie treści przekazywanych przez referującego. Tą zasadą należy kierować się zarówno przy tworzeniu klasycznych prezentacji, jak i prezentacji e-detailingowych.
Co odróżnia prezentację e-detailingową od klasycznej prezentacji?
Klasyczna prezentacji zakłada, że:
nadawcą jest prelegent,
medium prezentacyjnym jest tablica, flip chart, rzutnik,
prezentację wygłasza się przed grupą słuchaczy,
struktura prezentacji jest liniowa,a cele prezentacji mogą być bardzo zróżnicowane: edukacyjne, informacyjne, sprzedażowe.
W przypadku prezentacji e-detailingowej, która jest wykorzystywana podczas wizyty przedstawiciela firmy u klienta, sytuacja wygląda nieco inaczej.
Nadawcą nie jest prelegent, tylko przedstawiciel
Przedstawiciel, w znacznie większym stopniu niż prelegent, może skoncentrować się na odbiorcy, dobrać odpowiednie argumenty, odpowiedzieć na zadawane pytania. Słowem sprawić, aby spotkanie było bardziej angażujące i wartościowe. Każda prezentacja ma swoją indywidualną dynamikę, która wynika z interakcji przedstawiciel-klient. Trzymanie się jednego scenariusza może w istotny sposób zmniejszyć zainteresowanie przekazem, obniżyć efektywność wizyty i pozbawić nas źródła cennych informacji.
Nośnikiem jest iPad
Kiedy Steve Jobs w 2011 zaprezentował iPada światu, jasne stało się, że jest to idealne urządzenie do e-detailingu: lekki, prosty w obsłudze, 10 godzin bez ładowania. Od tego czasu minęło już 6 lat i można śmiało powiedzieć, że iPad stał się podstawowym narzędziem pracy większości przedstawicieli medycznych.
Jeden odbiorca
W przeciwieństwie do klasycznej prezentacji prezentację e-detailingową przeprowadza się zazwyczaj indywidualnie. Taka sytuacja zmniejsza dystans i ułatwia wejście w interakcję między przedstawicielem a klientem. Odbiorca ma zwykle mniejszy opory w przerwaniu wypowiedzi prelegenta. Łatwiej mu zadać pytanie, bo nie musi obawiać się oceny ze strony innych słuchaczy. Oczywiście wymusza to na przedstawicielu bardzo dobre przygotowanie do rozmowy, a na twórcy prezentacji e-detailingowej opracowanie materiałów na różne ewentualności, czy pytania.
Struktura prezentacji jest rozgałęziona.
W odróżnieniu od tradycyjnych prezentacji składających się z szeregu następujących po sobie slajdów, prezentacja e-detailingowa ma strukturę drzewiastą. Dzięki temu podczas wizyty przedstawiciel ma dużą swobodę w poruszaniu się po slajdach i nie musi trzymać się jednej ścieżki prezentacyjnej. Tak naprawdę ma do wyboru kilka ścieżek, które wybiera w zależności od indywidualnych potrzeb klienta lub na podstawie wcześniej zdefiniowanego profilu.
Od czego zacząć, czyli jak wygląda proces tworzenia prezentacji e-detailingowych?
Praca nad prezentacją e-detailingową składa się z kilku następujących po sobie kroków. Zaczynamy od zdefiniowania celu prezentacji, czyli odpowiadamy sobie na trzy pytania:
Czego odbiorca powinien się dowiedzieć (jakie są najważniejsze komunikaty, które należy zawrzeć w prezentacji).
Co powienien zapamiętać (które z tych komunikatów powinny zostać w głowie odbiorcy).
I na koniec jaki powinien być efekt prezentacji, czyli co odbiorca powinien zrobić.
Kolejnym krokiem jest stworzenie planu i struktury prezentacji, czyli opisanie w punktach wszystkich zagadnień, które chcemy poruszyć, aby zrealizować postawiony cel uwzględniając możliwe scenariusze wizyty. Następnie przystępujemy do opracowania skryptu prezentacji, czyli tekstu, który ma zostać wygłoszony przez przedstawiciela. Dopiero po wykonaniu tych trzech kroków przechodzimy do projektowanie slajdów lub zlecamy to wyspecjalizowanej agencji kreatywnej.
Przeczytaj także: 7 sposobów na zwiększenie skuteczności przentacji e-detailingowej.
O czym trzeba pamiętać przy tworzeniu slajdów?
Informacje zawarte na slajdach (zarówno tekstowe jak i graficzne) powinny stanowić jedynie ilustrację tego, co prezentowane jest werbalnie. Treść prezentacji powinna ograniczać się do tych wiadomości, które mogą być ważne z punktu widzenia słuchaczy, pomocne w zrozumieniu czy usystematyzowaniu omawianych problemów.
Trzeba pamiętać, że wizyta zwykle trwa kilka minut, często przeprowadzana jest w pośpiechu między wizytami pacjentów. Klient nie chce lub nie może poświęcić nam wystarczającej uwagi. Dlatego ważne jest ograniczenie komunikatów do najważniejszych oraz stworzenie nawigacji, która pozwoli przedstawicielowi w szybkim dotarciu do każdego slajdu.
Pamiętajmy również, że możliwości percepcyjne klienta są ograniczone. W związku z tym zawartość slajdu powinna być na tyle prosta, aby w czasie kilku sekund możliwe było zrozumienie prezentowanych treści. W przeciwnym razie stracimy uwagę naszego rozmówcy i nie osiągniemy celu przentacji.
Przy projektowaniu slajdu, trzeba pamiętać o bardzo ważnym ograniczeniu iPada, czyli o wielkości ekranu - 9,7 cala, to mniej więcej tyle, ile ma kartka z zeszytu. Najprostszy slajd
e-detailngowy składa się z:
tytułu, który pozwala zorientować się jaki jest temat slajdu,
z elementów graficznych,
tekstu,
elementów interaktywnych,
oraz menu umożliwiającym wygodną nawigację po prezentacji.
Tekst
Ze względu na ograniczenia percepcyjne i wielkość ekranu ilość tekstu na slajdzie nie powinna przekraczać 8-10 linii. Tekst dzielimy na wyraźne akapity. Wyrównujemy go do lewej strony (justowanie do prawej wymaga większego wysiłku percepcyjnego ze strony odbiorcy - lokalizacji początku każdego wiersza). Stosujemy fonty nie mniejsze niż 20 pt. Dlaczego 20 pt.? W przypadku prezentacji z rzutnika, którą oglądamy z odległości 6 m, a rzutowany obraz ma szerokość 90 cm, minimalną czytelną wielkość fontu wyliczono na 18 pt. Przekładając to na wielkość ekranu iPada, którego szerokość wynosi 19,5 cm, tekst zapisany czcionką 18 pt jest czytelny z odległości 1,3 m. przy założeniu, że odbiorca patrzy na wprost, nie ma wady wzroku, tekst jest skontrastowany oraz, że użyliśmy czytelnej czcionki. Prezentację e-detailing przeprowadza się na ogół z odległości ok. 1 m i w dodatku „z ręki”, często w nie najlepszych warunkach oświetleniowych. Dlatego moim zdaniem bezpieczną wielkością fontu jest właśnie 20 pt.
Grafika
Podstawowym celem grafiki jest pomoc w zrozumieniu treści. W związku z tym elementy graficzne (zdjęcia, rysunki, wykresy) powinny być możliwie proste i zawierać tylko najważniejsze informacje. Ich liczba nie powinna przekraczać 6 i najlepiej, gdyby były regularnie rozmieszczone na slajdzie. Grafice często towarzyszy tekst. Jego umiejscowienie względem elementów graficznych uzależnione jest od tego, na co chcemy zwrócić uwagę odbiorcy. Jeśli ilustracja jest ważniejsza od tekstu, umieszczamy ją z lewej strony. Jeśli tekst jest ważniejszy, to ilustrację umieszczamy z prawej strony tekstu.
Animacje
Bardzo skuteczną formą skupienia uwagi odbiorcy jest ruch. Dobrze znamy sytuację, gdy na próżno wypatrujemy ptaka ukrytego w gałęziach drzewa, ale niech tylko się poruszy, natychmiast go zauważamy. Ten sam mechanizm możemy wykorzystać przy konstruowaniu slajdów. Elementy ruchome, animowane stosujemy do podkreślenia ważnych informacji lub po prostu do skupienia uwagi. Tak jak w poniższym przykładzie.
Interakcje
Kolejnym narzędziem, które jest charakterystyczne dla prezentacji e-detailingowej są interakcje. Ich zastosowanie jest bardzo szerokie. Może to być np. odkrywanie elementów na slajdzie, dzięki czemu możemy uniknąć przeładowania treścią albo quiz, za pomocą ktorego angażujemy odbiorcę. Tak jak tutaj, gdzie zadaniem jest odpowiednie ułożenie jabłek według ich rodzaju.
Kolorystyka
Kolorystyka, którą stosujemy w prezentacji zależy w dużym stopniu od charakteru informacji, którą przekazujemy za pomocą slajdu. Inne kolory zarezerwowane są dla elementów, na które chcemy zwrócić uwagę, a inne dla elementów neutralnych. Inspiracją jest tutaj natura. Zwierzęta, które chcą przyciągnąć uwagę partnera albo odstraszyć wroga wybarwiają się w kolorach ciepłych. Natomiast kolory zimne stanowią barwy lasu, łąki, nieba, morza, czyli obiektów traktowanych przez nas jako neutralne tło. Przekładając tę zasadę na kolorystykę slajdu: jeśli chcemy skupić uwagę na jakiejś informacji, stosujemy czerwienie, pomarańcze, żółcienie. Dla informacji neutralnych rezerwujemy czerń, granat, szarość, zieleń.
Złote zasady projektowania prezentacji e-detailingowej
Na koniec chciałbym wspomnieć o trzech zasadach, którymi powinniśmy się kierować przy tworzeniu prezentacji e-detailingowej.
Pamiętaj o celu, którym w przypadku prezentacji e-detailingowej jest wezwanie do działanie. Podporządkuj temu celowi konstrukcję prezentacji. Zacznij od wstępu, nakreśl problem, podsuń rozwiązanie i wezwij do działania.
Eliminuj zbędne treści. Skup się na meritum. Czas wizyty i uwaga odbiorcy jest ograniczona.
I zapamiętaj, słowa Leonarda Da Vinci: "Prostota jest szczytem wyrafinowania".
Jeśli chcesz poznać koszty przygotowania prezentacji e-detailingowej,
skontaktuj się z nami. W ciągu 24 h przygotujemy dla Ciebie ofertę.