Skuteczne szkolenie, czyli jakie?

Szkolenia to podstawa nowoczesnego biznesu. Są niezbędne zarówno, gdy przyjmujesz nowego członka do swojego zespołu, jak i gdy zależy Ci na poszerzaniu kompetencji pracowników. Zależeć Ci musi – w końcu w świecie nowoczesnego biznesu kto się nie rozwija, ten ginie. Często zdarza się jednak, że mimo tego, iż inwestujesz pokaźne środki w szkolenia, nie widzisz ich rezultatów. Co zatem wpływa na ich efektywność?

Szkolenia są nieodłącznym elementem funkcjonowania organizacji uczącej się – takiej, która jest nastawiona na ciągły rozwój. Pełnią różne zadania. Mogą np.:

  • zapoznawać pracowników z podstawowymi obowiązkami na danym stanowisku – na tym najczęściej polegają szkolenia wdrożeniowe,

  • być nastawione na budowę i doskonalenie tzw. umiejętności miękkich związanych z nawiązywaniem relacji z klientem, komunikacją interpersonalną, negocjacjami, reakcją na obiekcje itp.,

  • koncentrować się na umiejętnościach „twardych” – obejmują szkolenia produktowe, związane z obsługą nowego oprogramowania czy też konkretną techniką pracy.

Każdy typ szkolenia wymaga innego podejścia, czasu przeznaczonego na przekazanie i „wdrożenie” wiedzy (czyli przejście od teorii do praktyki). Niemniej jednak, na bardziej ogólnym poziomie, każde powinno przebiegać na kilku etapach. W. R. Griffin, amerykański profesor zarządzania, wskazuje, że są to:

  1. identyfikacja potrzeb szkoleniowych uczestników,

  2. opracowanie planu i programu szkoleń,

  3. realizacja szkolenia,

  4. ocena efektywności szkolenia.

Mało odkrywcze? Na pierwszy rzut oka – być może tak. Zastanów się jednak, czy w swojej organizacji podchodzisz do procesu szkoleniowego właśnie w ten metodyczny, przemyślany sposób. Czy cykl szkoleniowy ma swoją wewnętrzną logikę i układa się w jedną całość? I – co najważniejsze – czy weryfikujesz jego skuteczność? A może po prostu wysyłasz swój zespół na spotkanie z cenionym coachem i… zapominasz o tym, że warsztaty w ogóle miały miejsce? Warto przyjrzeć się po kolei każdemu z wymienionych etapów procesu szkoleniowego i przełożyć krótkie definicje na praktykę.

Jakich szkoleń potrzebują Twoi pracownicy?

Kryteria, którymi warto kierować się przy planowaniu szkoleń, to:

  • przydatność zdobytej wiedzy i umiejętności dla wykonywania pracy zawodowej – szkolenie musi mieć dla Ciebie jako pracodawcy walor praktyczny i przełożyć się na lepsze funkcjonowanie organizacji;

  • realne potrzeby szkoleniowe pracowników – nietrafnym wyborem będzie nie tylko wysyłanie dobrego przedstawiciela handlowego na kolejne warsztaty z podstawowych technik sprzedaży, ale również organizacja zaawansowanego szkolenia z bardziej skomplikowanych funkcji Twojego systemu CRM dla osób, które dopiero dołączyły do zespołu i wdrażają się;

  • plan rozwoju przedsiębiorstwa – szkolenie ma pozwolić zrobić Twoim pracownikom krok do przodu w stronę poszerzenia kompetencji zawodowych.

Jak zatem zbadać potrzeby szkoleniowe? Najpierw odpowiedz sobie na pytania:

  • kto ma być szkolony – kto potrzebuje dodatkowej wiedzy i umiejętności?

  • czego powinien się nauczyć, aby działał skutecznie?

  • co już wie – czy musi zaczynać od podstaw, czy raczej nadbudowuje umiejętności?

To jednak nie koniec – liczy się też rozmowa z pracownikami. Zanim zaczniesz tworzyć program szkolenia / poszukiwać trenera, zapytaj przyszłych uczestników szkolenia:

  • co sprawia im najwięcej problemów w codziennej pracy?

  • z jakimi wyzwaniami się mierzą?

  • jakie pytania „chodzą im po głowie”?

  • czego chcieliby się nauczyć?

To absolutna podstawa. Precyzyjne dopracowanie programu szkolenia zwiększy jego efektywność nie tylko dlatego, że zagadnienia trafią „w punkt”. Istotne jest również to, że jego uczestnicy będą autentycznie zainteresowani tematyką, a co za tym idzie – bardziej zmotywowani do czynnego udziału w warsztatach.

Przygotowanie programu szkolenia

Czy szkolenie zawsze musi być wyjazdowe, trwać 8 godzin ciągiem i kończyć się spektakularną imprezą, po której cała zdobyta wiedza po prostu się ulatnia? Nie tylko nie musi, ale też nie powinno – zwłaszcza, jeśli ma być częścią długofalowego procesu. Co zatem w zamian? Dobrze zaplanowane szkolenie może przebiegać wieloetapowo i… wcale nie musi zaburzać cyklu pracy. Wręcz przeciwnie – może się stać częścią każdego dnia. Tak działa nowoczesny e-learning, a zwłaszcza microlearning. Zastąp długie wykłady teoretyczne krótkimi lekcjami online – dostępnymi np. również na smartfonie czy tablecie. Pozwolą krok po kroku, w dobrym tempie przyswoić wszystkie niezbędne informacje. Ta forma uczenia świetnie sprawdza się podczas szkoleń wdrożeniowych, także tych „twardych”. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby tę metodę wykorzystać np. podczas prezentacji technik negocjacyjnych i innych „miękkich” szkoleń.

Pamiętaj, że pojedyncze szkolenie (czy to tradycyjne, czy w formie e-learningu) powinno być częścią większej, spójnej całości. Dzięki temu po zakończeniu cyklu edukacyjnego pracownik będzie mógł złożyć wszystkie elementy „układanki” i wykonać krok naprzód w stronę rozwoju zawodowego.

Realizacja szkolenia w praktyce

Nowoczesne szkolenie to takie, które:

  • łączy teorię z praktyką, kładąc nacisk na tę drugą – w biznesie pragmatyzm to podstawa,

  • nie tylko prezentuje nowe informacje, ale też pozwala je przećwiczyć i zrozumieć, jak wdrożyć tę wiedzę w codziennej pracy,

  • łączy przekazywanie wiedzy z dobrą zabawą.

Pamiętaj, aby:

  • nie przeładować programu – zwłaszcza, jeśli decydujesz się na tradycyjne szkolenie, które potrwa np. cały dzień, lepiej skoncentrować się na 1-2 zagadnieniach i położyć większy nacisk na praktykę.

  • połączyć różne techniki dydaktyczne – od pogadanki, przez przykłady „z życia” i demonstracje, aż po ćwiczenia praktyczne.

Ewaluacja skuteczności, czyli to, o czym wielu zapomina

Szkolenie już się odbyło i co dalej? Teraz czas sprawdzić jego skuteczność. Dzięki temu będziesz mógł podjąć decyzję, czy planować kolejne w podobnej formule, czy może poszukać alternatywnego rozwiązania. Jak to zrobić? Bardzo trudno jest ocenić efektywność działań edukacyjnych w ujęciu ekonomicznym. Dlatego zamiast mówić o ROI (return of investment – zwrot z inwestycji), najczęściej mówi się o ROE (return of expectations – zwrot z oczekiwań) (). Tak też zaleca Donald L. Kirkpatrick – jeden z prekursorów ewaluacji szkoleń. Analiza efektywności powinna obejmować cztery poziomy:

  • poziom reakcji – a więc ogólne odczucia uczestników szkolenia, ich zadowolenie z odbytych zajęć. To bardzo ważne z punktu widzenia motywacji. Im bardziej pozytywne emocje im towarzyszyły, tym chętniej wdrożą przedstawione rozwiązania w codzienną pracę;

  • poziom nauczania – to weryfikacja, czy wiedza przekazana na szkoleniu została przyswojona przez uczestników. Można to sprawdzić np. przeprowadzając krótki quiz kilka dni po zakończeniu szkolenia;

  • poziom zachowania – to sprawdzenie, czy uczestnicy szkolenia są w stanie wdrożyć zdobytą wiedzę w codziennej pracy i zmienili w jakiś sposób swoje zachowanie,

  • poziom rezultatów –  przełożenie szkolenia na konkretne korzyści dla organizacji (np. poprawę wyników sprzedażowych czy lepsze wyniki badania satysfakcji klientów).

Dwa pierwsze elementy można bardzo łatwo zweryfikować, gdy szkolenie ma postać e-learningu. Krótki test na zakończenie każdej jednostki lekcyjnej i dłuższy po ukończeniu szerszego modułu pozwoli sprawdzić, co zostało w głowie i utrwalić wiedzę. Po zakończeniu każdej lekcji można również poprosić kursantów o ocenę jej wartości. Takie możliwości daje np. platforma Kogidu, na której można samodzielnie tworzyć zarówno pojedyncze lekcje, jak i bardzo rozbudowane szkolenia.

A co z poziomem zachowania i rezultatów? To one w długofalowej perspektywie są najważniejsze. Możesz być jednak pewien, że jeśli szkolenie zostało przeprowadzone:

  • w zakresie tematycznym, który interesuje pracowników i jest im przydatny,

  • dobrze dobranymi metodami (np. przy pomocy microlearningu),

  • z cyklicznymi powtórkami zdobytej wiedzy,

  • z naciskiem na przełożenie teorii na praktykę…

… jego wyniki wyraźnie odbiją się na jakości działania Twojej firmy. Organizuj więc szkolenia sprytnie i rozsądnie. To klucz do ich sukcesu.